Mes compétences

Secrétariat technique

Préparation des dossiers

• Constitution du dossier complet relatif à l’affaire : numérotation de l’affaire, regroupement de tous les éléments administratifs et techniques, 
• Elaboration des comptes-rendus de chantier, 
• Création de groupe de contacts mails pour chaque affaire (afin de faciliter la diffusion des CR), 
• Préparation des Ordres de Service,

Suivi affaires du début à la fin : 

• Correspondances,
• Echanges avec les différents intervenants (MOA, groupement de maitrise d’œuvre, entreprises, trésorerie), 
• Contrat et déclaration des sous-traitants, 
• FTM, avenants, 
• Gestion des certificats de paiements, 
• Mise à jour du tableau d’avancement financier, 
• Actualisation et/ou révisions de prix, 
• Réalisation et gestion des documents de réception et de levées des réserves, 
• DGD,
• Montage DOE,
• Gestion des retenues de garanties,

Appels d’offres, gestion des candidatures : 

• Veille, 
• Constitution du dossier administratif complet de candidature, 
• Elaboration des mémoires techniques, 
• Gestion du planning pour la réalisation et l’envoi de la réponse dans les délais, 
• Dépôt de candidatures sur les plateformes dématérialisées, 
• Suivi des affaires répondues, 
• Gestion des pièces contractuelles,

Factures / honoraires 

• Etablissement des devis et des factures, 
• Suivi financier / relances clients, 
• Transmission des factures au cabinet comptable,

Gestion des litiges 

• Déclaration de sinistres, 
• Correspondances avec les différents interlocuteurs (assurances / avocats / entreprises), 
• Suivi de l’avancée du dossier,

La liste n’est pas exhaustive.

Secrétariat global

Saisie informatique : 

• Rédaction de courriers, 
• Mise en page, 
• Relecture et correction,
• Traitement du courrier,

Classement : 

• Archivage et sauvegarde informatique des données puis classement, 
• Tenue du listing des dossiers archivés, 
• Numérisation de documents,

Autre : 

• Accueil physique et téléphonique, 
• Reliure de documents, 
• Gestion boites mails,
• Assister aux réunions et établir les comptes-rendus, 
• Commande de fournitures de bureaux, 
• Création de goodies (via des sites dédiés) pour offrir aux clients, 
• Mise sous pli / affranchissement,

La liste n’est pas exhaustive.

Secrétariat social

Salariés : 

• Création du dossier salarié informatique et papier (contrat de travail, autres documents obligatoires),
• Gestion des visites médicales (visite périodique, embauche, reprise, etc),  
• Transmission arrêts maladie et reprise, 
• Règlements des salaires, 
• Suivi des frais professionnels, 
• Gestion mutuelle PRO BTP, 
• Gestion du temps (pour facturation), 
• Gestion des formations (inscriptions, demande de prise en charge, suivi),

Entreprises : 

• Déclaration des affaires auprès des assurances.

La liste n’est pas exhaustive.